Die automatisierte Verrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten
Produzieren und verkaufen Sie in Ihrem Unternehmen an unterschiedlichen Standorten? Dann sendet aber hoffentlich der Produzent als Forderungsempfänger keine Rechnungen mehr an die Vertriebsgesellschaft, oder?
Forderungen und Verbindlichkeiten im eigenen Unternehmen lassen sich mit Trinity TMS über ein Netting Center multilateral verrechnen. Dies kann täglich vollautomatisch im Rahmen des Intercompany Clearings oder periodisch in frei definierbaren Abständen als sogenanntes Stichtags-Netting geschehen.
Um hier möglichst effizient vorzugehen, wird in den meisten Fällen nur eine Seite (i.d.R. die Rechnung des Forderungsempfängers) in das System geladen und die Verbindlichkeit gespiegelt. Mit Trinity TMS funktioniert das auch dann, wenn die zur Verrechnung notwendigen Informationen verschiedenen ERP-Systemen zu entnehmen sind.
Alternativ können natürlich auch beide Parteien Forderungen und Verbindlichkeiten hochladen oder erfassen und die Daten vom System matchen lassen. Entstehen dadurch Differenzen, verlangsamt sich der gesamte Prozess dadurch allerdings unnötig.
Vor jedem Nettinglauf ist es möglich, die betreffenden Parteien über die zu erwartenden Zahlungsströme zu informieren, wobei dies vor allem bei der periodischen Abrechnung sinnvoll ist. Entdeckt dann einer der Beteiligten Fehler, kann er dies über das Dispute Management kommentieren und Widerspruch einlegen. In weiterer Folge lässt sich die Reklamation beseitigen oder die entsprechende Position wird vom Nettinglauf ausgenommen, bis der Sachverhalt geklärt ist.
Da periodisches Netting meist mit künstlichen Wertstellungen (Valuta = Tag der Verrechnung) arbeitet, kann bei den Beteiligten Unmut über eine zu späte oder zu frühe Zahlung entstehen. Diese Problematik entfällt bei der umgehenden Verrechnung im Sinne des fortlaufenden Intercompany Clearings. Es versteht sich von selbst, dass in diesem Fall auf Widerspruchsmöglichkeiten zu verzichten ist.
Ob aus dem Nettinglauf eine effektive Zahlung entsteht oder die Vorgänge im Trinity TMS nur auf internen Konten aufgezeichnet werden, lässt sich einstellen. Ein weiterer Einsparungseffekt entsteht u.U. dadurch, dass Trinity TMS die aus dem Netting resultierenden Umsätze kontieren und zur automatischen Buchung an das jeweilige Buchhaltungssystem übermitteln kann. Auf Wunsch lassen sich auch MT940-Auszüge über die Bewegungen auf den internen Verrechnungskonten erzeugen.
Sofern passende Währungskurse als Basis für die Umrechnung im TMS vorliegen, lässt sich auch ein Multicurrency-Netting umsetzen. Bevor man dies in die Tat umsetzt, sollte man aber genau das Preis-Leistungsverhältnis des Prozesses auf Wirtschaftlichkeit überprüfen.
Nun gut, es gibt auch Fälle, bei denen die interne Forderungsverrechnung keinen Sinn macht oder aufgrund nationaler Vorschriften rechtlich nicht zulässig ist. Aber es lohnt sich dennoch, bisher vielleicht unentdeckte Einsparungspotenziale genauer unter die Lupe zu nehmen.
Trinity bietet dafür seit Jahren kundenindividuelle „Private Cloud“-Installation in deutschen Rechenzentren an, um die IT-Ressourcen der Kunden zu entlasten und gleichzeitig den EU-Datenschutz-Richtlinien und der DSGVO zu genügen.
Trinity TMS wird mit viel Knowhow in Deutschland entwickelt und gewartet. Anfragen von Kunden werden von Trinity selbst beantwortet, so dass ein persönliches Verhältnis zwischen unseren Mitarbeiter*innen und Anwendern entsteht. Verstärkung erfährt das deutsche Team durch ein Projektbüro in den Niederlanden, da mittlerweile auch viele Unternehmen mit Sitz in Ost- und Westeuropa zur Trinity-Klientel zählen.
Trinity zeigt seit 25 Jahren Kontinuität und das wird auch in Zukunft so sein. Kundenindividuell, erfahren, schneller und persönlich.
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