Cash Management

Tägliche Finanzdisposition

Die Aufgabe der täglichen Disposition erfordert grundsätzlich den Ausgleich von SOLL- und HABEN-Salden, da Sollsalden in einer normalen Zinsstruktur unnötig Kosten verursachen, während Habensalden ggf. zinsbringend angelegt werden können. Verfügt das zentrale Cash Management über mehrere Hauptkonten, so sind diese in aller Regel renditeoptimal auszugleichen. Es sollen weder unnötig Sollzinsen oder Verwahrentgelte gezahlt werden noch Haben-Zinsen verloren gehen. Die Disposition der Hauptkonten kann manuell, aber auch automatisiert erfolgen.

In der manuellen Variante, die noch in vielen Unternehmen vorherrscht, werden die Kontoauszüge von den verschiedenen Banken mit Electronic Banking Systemen abgeholt und die Salden betrachtet. Unter Berücksichtigung anstehender Auszahlungen und Einzahlungen der nächsten Tage werden sinnvolle Überträge oft in Tabellenkalkulationen ermittelt und nivellierende Überträge mit mehr oder weniger großen Sicherheitspuffern als Überweisung bei den Banken in Auftrag gegeben.

Account Levelling für erleichterte Disposition

Basierend auf dieser Logik können in Trinity TMS Regeln erfasst werden, auf deren Basis das System automatisch Dispositionsvorschläge erstellt. Die Account Levelling-Funktion berücksichtigt dabei z.B. vorgegebene Mindestguthaben, Kreditlinien  oder Zinsschwellen auf den Konten und zeigt dem Anwender die errechneten Überträge. Diese Dispositionsvorschläge können bei Bedarf vor Umwandlung in Zahlungsaufträge angepasst werden. In Abhängigkeit der beteiligten Konten sind in Trinity TMS Standing Instructions hinterlegt, die Zahlungen nur über zuvor definierte und nach Vier-Augen-Prinzip definierte Wege erlauben.

Über die Account Levelling-Funktion können auch Cash Pool Strukturen definiert werden, wenn eine entsprechende Bankdienstleistung wirtschaftlich nicht sinnvoll erscheint oder keine täglichen Umbuchungen benötigt werden.

Cash Pooling

Trinity zeigt aktuelle Salden der Bankkonten für eine einfache Disposition und kann das Cash Pooling der Banken nachbilden. Im Fall des Zero-Balancings wird auf in Trinity TMS geführten (internen) Konten jede Buchung registriert, so dass die Beträge abgebender und empfangender Tochtergesellschaften wie bei einer Bankanlage oder -aufnahme verzinst werden können. Trinity gibt allen Beteiligten jederzeit Einsicht in die aktuellen Vorgänge, wobei die Anwender natürlich nur das sehen, was Sie sehen dürfen. Die Verzinsung geschieht automatisch und Zinsabrechnungen werden von Trinity TMS regelmäßig als Bericht und/oder Buchungsdatei bereitgestellt. Als Alternative zu Buchungsdateien kann Trinity TMS auch elektronische Kontoauszüge (MT940) für die internen Konten erzeugen, so dass das System für die Tochtergesellschaften wie eine Inhouse Bank funktioniert.

Wenn Kontoüberträge zwischen juristischen Personen stattfinden, können zwischenbetriebliche Darlehen entstehen, und es müssen rechtliche und steuerliche Fragen geklärt werden. Da die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen von Land zu Land unterschiedlich sind, ist es wichtig, sich vor der Einrichtung des Dienstes über die geltenden Vorschriften zu informieren.

Was ist Cash Pooling?

Unter Cash Pooling versteht man im Wesentlichen das Zusammenführen von Habensalden verschiedener Konten auf ein Master-Konto (Sweeping) und das Ausgleichen von Sollsalden zu Lasten des Master Accounts (Topping). Während die Vermeidung von Soll-Zinsen grundsätzlich sinnvoll ist, sollten Unternehmen derzeit auch zu hohe Guthaben auf Konten vermeiden, um der Berechnung von Verwahrentgelten oder Negativzinsen zu entgehen. Cash Pool Services werden von Kreditinstituten  angeboten, können aber auch mit einem Treasury Management System wie Trinity TMS betrieben werden. Letzteres bietet sich insbesondere an, wenn kein tägliches Zero Balancing gefordert ist, da für einen entsprechenden Service von Kreditinstituten mitunter Preise gefordert werden, die in keinem Verhältnis zum erzielten Vorteil der Kontenkonzentration stehen.

Während das Zero Balancing versucht, die teilnehmenden Konten täglich auf den Saldo null zu stellen, wird beim Target Balancing ein Zielsaldo vereinbart, da z.B. der monatliche Bedarf der Tochtergesellschaft gut abgeschätzt werden kann oder ein bestimmtes Mindestguthaben aus anderen Gründen erforderlich ist. In beiden Fällen werden Gelder tatsächlich transferiert und man spricht daher auch vom effektiven Pooling.

Die beteiligten Konten sind in aller Regel verzinst und die Bewegungen lassen sich in Trinity TMS nachbilden, so dass ständig Liquidität abgebende Poolteilnehmer Habenzinsen erhalten, während kreditnehmende Beteiligte Sollzinsen zahlen. Trinity TMS kann dazu interne Konten führen und automatisch Zinsberechnungen für alle beteiligten Gesellschaften erstellen. Als Inhouse Bank kann Trinity TMS wie ein Kreditinstitut elektronische Kontoinformationen in Form von SWIFT MT940 für die Poolkonten erstellen, Berichte und/oder Buchungsdateien für die automatische Buchung der Umsätze und Zinszahlungen liefern.

Nutzen

Liquiditätssicherung

• Zahlungsunfähigkeit bedeutet das Ende der Unternehmung. Durch ein professionelles Cash Management kann die Liquidität besser prognostiziert und gesichert werden.
• Target Balancing Cash Pools lassen zuvor definierte Sockelsalden (z.B. solche unterhalb einer Verwahr-Entgelt-Grenze) auf den Unterkonten stehen, da die kontoführenden Gesellschaften generell ein bestimmtes Guthaben führen wollen/sollen/müssen.

Prozessoptimierung

• Automatisierte Abläufe bei der Zusammenstellung und Kontrolle der Daten sparen wertvolle Ressourcen und geben mehr Zeit für andere Aufgaben.
• Das systemgestützte Clearing (z.B. mittels Account Clearing in Trinity TMS) sorgt für eine Arbeitserleichterung, da die Disposition aufgrund vordefinierter Regeln wesentlich erleichtert wird.
• Die Vorschläge, die beispielsweise Mindestguthaben oder maximale Soll-Salden berücksichtigen, können bei Bedarf manuell angepasst werden und geben so eine maximale Flexibilität
• Zahlungsdateien für Kontenüberträge werden in passenden Dateiformaten erzeugt und zur Ausführung an das Electronic Banking übermittelt.

Revisionssicherheit

• Sämtliche Dispositionen sind jederzeit über Audit Trails nachvollziehbar
• Die Abbildung der Cashflows auf internen Konten ist für die betroffen Parteien einsehbar

Transparenzerhöhung

• Die Transparenz der Zahlungsflüsse im Gesamtunternehmen wird erhöht, bessere Entscheidungen sind möglich

Renditemaximierung

• Eine Optimierung der Rentabilität kann durch Entdecken unnötiger Sollsalden, und nicht profitabler Anlagen erreicht werden.
• Eine effektive Disposition sorgt durch Innenfinanzierung dafür, dass unnötige Sollzinsen vermieden und Habenzinsen optimiert werden.
• Zero Balancing Cash Pools, bei denen die Unterkonten zugunsten/zulasten des Masterkontos täglich auf null gestellt werden sorgen dafür, dass auf den Unterkonten weder Soll- noch Negativzinsen anfallen.

Effizienzsteigerung:

• Entlastung der Tochtergesellschaften durch Zentralisierung der Aufgaben

Kostenreduzierung:

• Vermeidung unnötig hoher Preise für Bank­dienst­leistungen.
• Ein effektives Cash Pooling sorgt generell für eine Arbeitserleichterung, da sich niemand um die Disposition der an ein Masterkonto angeschlossenen Unterkonten kümmern muss.

Best Practice

• Das Cash Management dient der kurzfristigen Betrachtung von Zahlungsflüssen auf Kontenebene mit dem Ziel der Liquiditätssicherung und -steuerung.
• Wichtig zur Sicherung der Liquidität ist eine vollständige und richtige Informations­basis.
• Sämtliche ein- und ausgehenden Zahlungsflüsse sollen dazu valutarisch korrekt Berücksichtigung finden.
• Ausgehende Cashflows werden meist vom Unternehmen selbst verursacht und sollten daher bekannt sein. Ausgehende Cashflows, die durch Lastschriften von Zahlungsempfängern eingezogen werden, sind meist ebenfalls gut abschätzbar, was den Betrag und das Wertstellungsdatum (Valuta) betrifft. Informationen über ausgehende Zahlungsflüsse sind in der Regel gut planbar und können im System entsprechend frühzeitig hinterlegt werden.
• Eingehende Zahlungen sind für die meisten Unternehmen nur schwer abschätzbar. Sie hängen in vielen Branchen vom Verhalten der Abnehmer ab, die wiederum durch sehr viele unterschiedliche Faktoren (z.B. Mode, Einkommen, Wetter, Pandemie, Handelsbeschränkungen) beeinflusst werden.
• Ziel der täglichen Disposition ist die möglichst genaue Bestimmung der Kontosalden für die nächsten (meist 7-10) Tage. Zu niedrige und zu hohe Kontostände sollen vermieden werden. Nach der Sicherung der Liquidität ist die Rentabilität meist das nächstwichtige Ziel des Cash Managers, d.h. unnötige Soll- und Negativzinsen, Verwahrentgelte und Transaktionskosten sind zu vermeiden.
• Bei der Bestimmung der Kontosalden helfen (ausgehend von korrekten Anfangssalden aus Kontoauszügen) Planwerte für eingehende und ausgehende Cashflows.
• Ausgehende Cashflows aus Finanzgeschäften gelangen in Treasury Management Systemen automatisch in den Cash Forecast, wenn sie zuvor dort erfasst wurden. Zahlungsausgänge aus dem operativen Geschäft und der Personalwirtschaft werden regelmäßig aus der Buchhaltung importiert.
• Eingänge, die sich betraglich und zeitlich nicht genau hervorsagen lassen, können nur geschätzt werden. Untertägige Avise (SWIFT MT942 oder camt.052) von Banken können Hinweise auf erwartete Eingänge geben und die Qualität der Disposition verbessern.
• Zur Vermeidung der Zahlungsunfähigkeit sind die Kontosalden der Bankkonten täglich zu überwachen und unterschiedliche Salden aus Rentabilitätsgründen (Vermeidung von Soll- und Negativzinsen) zu nivellieren. Treasury Management Systeme wie Trinity TMS liefern hierzu Vorschläge (Account Levelling), beim Saldenausgleich zwischen Konten auf gleicher Ebene spricht man von Konten-Clearing.
• Ein Ausgleich über mehrere Ebenen wird als Cash Pooling bezeichnet. Hier werden z.B. Konten von Tochtergesellschaften über ein so genanntes Master-Konto der Zentrale mit Liquidität versorgt und Salden auf null (Zero Balancing) oder einen bestimmten Mindestbetrag (Target Balancing) ausgeglichen.
• Zur Betrachtung der Kontosaldenentwicklung wird oft eine Cash Management-Workbench eingesetzt, die den Liquiditätsverlauf grafisch verdeutlicht, ergänzt um einen auf das Unternehmen angepassten Finanzstatus.
• Die Betrachtung der Saldenentwicklung umfasst i.d.R. einige Tage, um bei Unterdeckungen rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen zu können.
• Die Kontrolle der Disposition erfolgt am nächsten Tag anhand von elektronischen Auszügen, deren Umsätze mit den Plandaten der Disposition abgeglichen werden. Auf Basis definierter Regeln leisten Cash Management Systeme diesen automatischen Auszugsabgleich schnell und mit hoher Präzision.
• Zum Cash Management zählen oft auch die Bereiche Liquiditätsplanung, Kreditlinien- und Limitmanagement sowie Forderungsmanagement und multilaterales Netting.
• Im weiteren Sinne zählen dazu alle Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Rentabilitätsoptimierung im Finanzmanagement eines Unternehmens, wobei die Bankkontenverwaltung und Bankgebührenkontrolle meist ebenfalls in das Ressort des Cash Managers und die Verwaltung der Finanzgeschäfte und das Risikomanagement auf andere Personen in der Treasury Abteilung fallen.
• Zur mittel- bis langfristigen Liquiditätssteuerung wird in der Regel die kategorienbasierte Liquiditätsplanung eingesetzt.

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Tags

Cash Management, Liquiditätsstatus, Forecast, Disposition, Clearing, Pooling, Kontenausgleich, Liquiditätsvorschau, Saldenausgleich, Auszugsabgleich, Zinsoptimierung