Die Transaktionen im Treasury und Cash Management verursachen Buchungen, die in jedem Unternehmen im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung abzubilden sind. Dies geschieht fast immer zentral, teils aber auch an mehreren Orten, in unterschiedlichen Finanzbuchhaltungssystemen oder ERP-Versionen und manchmal auch nach unterschiedlichen Bilanzierungs-Standards.
Um die finanziellen Cashflows, Bewertungen, Zinsabgrenzungen automatisch zu verbuchen, wird ein regelbasiertes Mapping für die jeweiligen Geschäftsvorfälle auf die passenden Sachkonten der Buchführung eingerichtet. Signal für die Buchung ist in der Regel das Erscheinen der Umsätze auf den Bankkonten, da hierdurch der Zahlungsfluss zu einem bestimmten Datum offiziell bestätigt ist. Möglich ist aber auch die Vorabbuchung direkt nach Erfassung eines Geschäfts oder Umsatzes im Treasury System.
Trinity TMS-Funktionen im Überblick
- Individuelle Definition von Kontierungs- und Buchungsregeln
- Regelbasierte, automatisierte Erstellung von Buchungsanweisungen
- für ein oder mehrere Buchhaltungs-Systeme (z.B. SAP, MS Dynamics, UNIT4)
- für unterschiedliche Bilanzierungsstandards (z.B. IFRS, Swiss GAAP)
- Bewertungsanpassungen nach dem Brutto-Prinzip
- als Buchungsgrundlage können
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- Buchungsinstruktionen und/oder
- elektronischen Kontoauszügen generiert werden
- Buchungsjournal zur Prüfung und Recherche
- Audit Trail und optionale Freigabe-Funktion vor Übergabe zur Buchung
Nutzen
Zeit- und Kosteneinsparungen
- Hohe Zeiteinsparung durch automatischen Buchungsprozess
- Maschinelle Abwicklung von Routineprozessen setzt wertvolle Ressourcen frei
Prozessoptimierung
- Fehlervermeidung durch regelbasierte Prozessautomatisierung
- Sicherer und nachvollziehbarer Prozess
Maximale Transparenz und Revisionssicherheit:
- Revisionssicher mit Audit Trail und Buchungsjournal
- Prozessablauf mit oder ohne Freigabefunktion
Best Practice
Die Einsparungsmöglichkeiten durch die automatisierte Buchung von Finanz-Cashflows, Zinsabgrenzungen bzw. stichtagsbezogenen Bewertungen von Finanzgeschäften wachsen mit der Menge an Geschäftsvorfällen. Insofern wir diese Funktion vor allem von größeren, multinational operierenden Konzernen genutzt. Diese haben oft viele Finanzgeschäfte zu verwalten, zu bewerten und abzugrenzen. Außerdem fallen Zahlungsflüsse aus Zins- und Tilgungsplänen, Devisenkurs- und Zinssicherungsgeschäften, Provisionen aus Garantien und Bürgschaften, aber auch aus Cash Pool- und Netting-Aktivitäten sowie internen Finanzierungen und Anlagen an, die in der Finanzbuchhaltung widerzuspiegeln sind.
Je nach Bilanzierungsstandard kommen möglicherweise unterschiedliche Bewertungsformeln und zusätzlich Bewertungsanpassungen zum Tragen.
In nicht ganz so großen Unternehmen mit vielen Transaktionen kann sich die Einrichtung der automatischen Kontierung und Verbuchung rechnen, weil ein kleines Treasury Team hierdurch eine spürbare Entlastung erfahren kann.
Basiert die Verbuchung der Geschäftsvorfälle bereits auf Basis der elektronischen Kontoinformationen, so kann Trinity TMS wie eine Bank SWIFT MT940-Dateiformate für intercompany-Konten erzeugen.
Die automatische Verbuchung bildet den Abschluss einer Prozesskette, die mit der Anlage von Finanzgeschäften oder der Auslösung von Cashflows beginnt und trägt zur Erhöhung des Digitalisierungsgrades des Unternehmens bei.