Die Bedürfnisse im Hinblick auf den Zahlungsverkehr unserer Kunden sind sehr unterschiedlich weshalb wir mit verschiedenen Lösungsangeboten unserer Partner verbunden sind.
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Während die operativen Zahlungen Ihren Ursprung grundsätzlich in der Buchhaltung des Unternehmens finden, generiert Trinity TMS bei Bedarf Überweisungen aus dem Cash Management oder Treasury. Die Gesamtheit der Zahlungsflüsse als Basis für den Cash Forecast finden sich ohnehin im Treasury System, effektive Zahlungen entstehen als Ergebnis der täglichen Disposition oder vereinzelt aus Finanzgeschäften. Der Weg und das Dateiformat derartiger Zahlungen wird über die Anlage sogenannter Standing Settlement Instructions (SSI) im Vier-Augen-Prinzip definiert, um Betrugsversuche auszuschalten.
Operative Zahlungen an Lieferanten, Beschäftigte, Behörden und die Umsatzinformationen über ein- und ausgehende Beträge nehmen im Vergleich zu den Finanz-Cashflows bei den meisten Firmen einen wesentlich größeren Raum ein, weshalb die Digitalisierung und Optimierung des unternehmensweiten Zahlungsverkehrs häufig eine große Rolle spielt. Die laufenden Umwälzungen bei den in Frage kommenden Übertragungswegen (EBICS, SWIFT, Host-to-Host, API) und Dateiformaten (Ablösung nationaler Formate durch SEPA, SWIFT MT durch ISO 20022 XML), Rechtsprechungen und der Auftritt von Zahlungsdienste-Anbietern sorgen für viel Bewegung in diesem Bereich.
Gemeinsam mit unseren Kunden besprechen wir die Wünsche, Anforderungen und Voraussetzungen und können dann eine Empfehlung geeigneter Lösungen und Umsetzungspartner geben.
Ausschlaggebend für eine Beurteilung der Optimierungsmöglichkeiten sind
- die Verteilung der Zahlungsverkehrskonten in verschiedenen Ländern und Erdteilen,
- die Art und Anzahl der Transaktionen (Kontoinformationen und Zahlungen) sowie
- der Wunsch des Kunden, diese zu zentralisieren und - ggf. noch zusätzlich –
- die Prozesse zu optimieren.
Folgende Abstufungen können grob unterschieden werden:
⏵ hier reicht in den meisten Fällen für die Abholung der Kontoinformationen und den typischen Zahlungsverkehr eine aktuelle EBICS-Verbindung zu den Kreditinstituten, die der Electronic Banking-Spezialist Ihrer Hausbank herstellen kann. Bei der Bestimmung geeigneter Banken und Spezialisten unterstützen wir gerne oder empfehlen die bankenunabhängige die Lösung MultiCash@Web unseres Partners Omikron Systemhaus in Köln.
⏵ auch dies geht über eine EBICS-Verbindung. Um die zusätzlichen Auszugsinformationen zu bekommen, bittet man seine Großbank mit einem SWIFT-Anschluss, die Auszüge für die jeweiligen Konten von der Auslandsbank anzufordern und zusammen mit den inländischen Kontoinformationen für den Abruf über EBICS bereitzustellen.
⏵ auch in diesem Fall kann noch weiter mit einer EBICS-Verbindung gearbeitet werden, indem man einen „Request for Transfer“-Auftrag (SWIFT MT101) erstellt und diesen via EBICS über seine Hausbank in das globale SWIFT-Netzwerk einspeist. Die „Bitte um Überweisung“ wird also von Ihrer Inlandsbank über SWIFT an die Auslandsbank übermittelt, die eine Überweisung zu Lasten Ihres Auslandkontos an Ihr Inlandskonto auslöst. Dies alles setzt natürlich einige vertragliche Regelungen (SWIFT MT101 Agreements zwischen Ihnen und den beteiligten Banken sowie zwischen den Banken und SWIFT untereinander) voraus und kann nicht einfach so genutzt werden. MT101 sind zudem nur für Einzelüberweisungen geeignet und die Message Types von SWIFT nach herkömmlichen Muster sollen bis 2025 durch ISO20022-XML-Dateien ersetzt werden.
⏵ Dennoch: Bis hierher benötigen Unternehmen noch keinen eigenen SWIFT-Anschluss, sondern können per EBICS mit ihren für die gewünschten Dienstleistungen geeigneten Banken ein effektives und vergleichsweise kostengünstiges Cash Management realisieren.
⏵ Auch in diesem Fall gilt: nicht jedes Kreditinstitut bietet die gleichen Services in allen Ländern. Zudem gibt es mittlerweile die Möglichkeit für Unternehmen, sich direkt an das SWIFT-Netzwerk anzuschließen, um Zahlungsaufträge einzuspeisen, Kontoinformationen zu empfangen und weitere Dienstleistungen zu nutzen. Um hier wirtschaftlich sinnvoll arbeiten zu können, benötigt das Unternehmen zunächst eine Zulassung und eigene Adresse (SWIFT BIC), sowie eigenes Knowhow, Geduld bei Vertragsverhandlungen und Transaktionsmengen, die im passenden Verhältnis zu den künftigen laufenden Kosten stehen. Alternativ kann das Unternehmen auch Spezialisten einschalten, die ihm als SWIFT Service Bureau oder Vermittlungsagent mit fertigen Schnittstellen, Formatstandards und bereits aktiven Verträgen den Einstieg erleichtern. Bei der Auswahl, welche Lösung für Ihr Unternehmen am ehesten geeignet ist, stehen wir gerne mit Rat und Tat zur Seite.
Wir docken Trinity TMS an Ihr Electronic Banking System an oder finden gemeinsam mit unseren Partnern (z.B. Omikron, Broadridge, TIS, EFiS, Serrala) die für Sie passende Lösung, auf Wunsch mit Payment Factory, Formatkonvertierungen, Bankgebührenkontrolle, Sanktionslistenprüfung, eBAM und Fraud Prevention.