Das Management von Avalen, also Bürgschaften und Garantien, den damit verbundenen Provisionen und die Überwachung und das Reporting der Haftungsverhältnisse lassen sich optimieren.
Bürgschaften und Garantien spielen immer dann eine bedeutende Rolle, wenn Geschäftsbeziehungen zusätzliche Absicherungen benötigen. Je nach Branche geht es um Anzahlungs-, Bietungs-, Vertragserfüllungs- oder Gewährleistungsgarantien, im Außenhandel gibt es Zoll- und Zahlungsgarantien und vieles mehr. Im eigenen Konzern kommen Patronatserklärungen ins Spiel, wenn z.B. die Mutter für die Tochtergesellschaft eine Haftung übernimmt.
Provisionen beeinflussen die Unternehmensliquidität
Geld fließt bei diesen Kreditleihen in der Regel nur in Form von Provisionen als Entgelt für die Haftungsübernahme. Ein gewisser Prozentsatz der Haftungssumme fließt als Preis nach verschiedenen Berechnungsmodellen an den Haftungsgeber, meist ein Kreditinstitut, eine Kreditversicherung oder eben die Konzernmutter.
Je nach Volumen der Avale (wie die Bürgschaften und Garantien begrifflich gerne zusammengefasst werden) können die Cashflows der Avalprovisionen die Gesamtliquidität des Unternehmens beeinflussen und sollten deshalb bei der Planung und Steuerung der Zahlungsfähigkeit vom Finanzmanagement beachtet werden.
Aval-Linien sind zu überwachen
Häufig wird die Möglichkeit der Aval-Inanspruchnahme durch die Vereinbarung von Kreditlinien eingeräumt, von denen ein bestimmter Teil für die Herauslegung von Avalen genutzt werden kann. Bei diesen Mehrzweck- oder Global-Kreditlinien beeinflussen sich die jeweiligen Kreditarten gegenseitig, so dass die z.B. die Kontokorrentlinie sinkt, wenn zusätzliche Avale in Anspruch genommen werden.
Die Beobachtung der Kreditlinien, der Aval Laufzeiten und der jeweiligen Aval Ausnutzung pro Haftungsgeber gehören zu den wichtigen Aufgaben der Risk Manager, die für das Haftungsgeschäft im Unternehmen zuständig sind. Zur Dokumentation fügen Sie den Finanzgeschäften alle nötigen Informationen bei, z.B. durch konkrete Datenerfassung im TMS, das Anhängen von Dokumenten und die Zuordnung zu Portfolios, die Auswertungen nach beliebigen Kriterien zulassen. Dabei können neben gegebenen auch erhaltene Bürgschaften in die Betrachtung einbezogen werden.
Die Verwaltung der Bürgschaften und Garantien in Tabellenkalkulationen ist einfach und praktisch, sie bietet aber keinerlei Revisionssicherheit.
Digitalisierung des Avalmanagements
War der Beantragungsprozess für Avale bisher mit viel Papierkram und zeitaufwändigen Justierungen bis zur Ausstellung der Urkunde verbunden, so gibt es heute Möglichkeiten, den Prozess zu beschleunigen und sogar vollständig zu digitalisieren. Mehr dazu finden Sie hier
Trinity TMS-Funktionen im Überblick
- Anlage und Verwaltung von Bürgschaften, Garantien und Patronatserklärungen
- Individuelle Geschäftsdefinitionen, z.B. für Bietungs- Anzahlungs-, Zollgarantien
- Verknüpfung mit Grundgeschäften
- Provisionsberechnung
- Fälligkeitslisten
- Anhängen von Dokumenten
- Portfoliozuordnung
- Beantragung/Änderung von Avalen über
Beispielablauf Digitales Avalmanagement mit DVS*:
*DVS = Digital Vault Services GmbH
Nutzen
Maximale Transparenz
- Übersichtliche Abbildung aller gegebenen und erhaltenen Haftungsverhältnisse
- Zuordnung zu Projekten oder Investitionen, Bürgen, Begünstigte etc.
- Vielfältige Auswertungen nach Geschäftsarten, Garanten, Laufzeiten, Fälligkeiten, Zwecken
- Dokumentation durch Anhängen von/Verweis auf Dateien
- Tägliche Ermittlung der Eventualverbindlichkeiten aus dem Aval Geschäft
- Volle Integration in Liquiditätsplanung, Linienmanagement und Cash Forecast
Zeit- und Kosteneinsparungen
- Starke Beschleunigung des Beantragungs- und Änderungsprozesses insbesondere bei Nutzung digitaler Avale
- Einsparung von Papier, Zeit und Nerven
- Freisetzung von Ressourcen durch zentrale Bearbeitung im TMS
Prozessoptimierung und Revisionssicherheit
- Automatisierte Kontrolle der Aval Provisionen durch den Kontoauszugsabgleich
- Straight Through Processing der Planung über die Beantragung bis zur Buchung bzw. Ausbuchung
- Nutzung einer modernen REST-API zur Eröffnung/Änderung digitaler Avale
- Erweiterung der digitalen Prozesse auf Kreditinstitute und Versicherungen
- Einbezug ausländischer Banken via SWIFT-Netzwerk über Electronic Banking möglich
- End-to-end Prozessverfolgung, Audit-Trail und Vier-Augen-Prinzip
Best Practice
Sämtliche Avale (gegebenen und erhaltene Bürgschaften, Garantien, Patronatserklärungen oder auch stand-by Letters of Credit) werden im Trinity TMS-Modul mit allen Beteiligten Parteien und notwendigen Informationen erfasst. Das Anhängen oder die Verlinkung von Dokumenten zum Vorgang sowie ggf. eine Unternehmenssicht verbunden mit einer Fälligkeiten Überwachung von großem Interesse. Eine Zuordnung zu bestimmten Portfolios (z.B. Grundgeschäfte, gleiche Aval Typen, Haftungsgebergruppen, Bezüge zu Projekten oder Investitionen) beantwortet die Fragen verschiedenster Stakeholder und verschafft zusätzliche Transparenz.
Aval Provisionen und weitere Zahlungen aus dem Haftungsverhältnis werden berechnet und finden sich automatisch in der Liquiditätsplanung und im kontenbasierten Cash Forecast für die nächsten Tage wieder. Die Inanspruchnahme wird auf die Linien angerechnet und kann für einen schnellen Überblick grafisch dargestellt werden. Neben der Fälligkeiten Liste erlaubt das integrierte Reportsystem zahlreiche Auswertungen.
Zur Beantragung von Bürgschaften oder Garantien bei Kreditinstituten können die benötigten Dateiformate direkt aus Trinity TMS generiert und via EBICS oder REST-API an die jeweiligen Adressaten werden.
Während über EBICS oder den SWIFT-Zugang der Electronic Banking Programme nur Kreditinstitute erreicht werden können, lassen sich über die REST-API zur Guarantee Vault Plattform der Digital Vault Services GmbH (DVS) auch ausgewählte Kreditversicherungen adressieren. Nach Zusage der Haftungsübernahme entstehen rechtsgültige digitale Bürgschaften oder Garantien, die von DVS in deren deutschem Zentralregister verwahrt werden. Zur Autorisierung können qualifizierte, EU-konforme digitale Signaturen eingesetzt werden und es ist davon auszugehen, dass nicht nur der Kreis der teilnehmenden Banken und Versicherungen wächst, sondern auch weitere (europäische) Länder sich der DVS-Lösung anschließen.
Mehr zum digitalen Aval Management mit Trinity TMS finden Sie hier:
Tags
Avalmanagement, Garantie, Bürgschaft, Aval, Digitalisierung, Haftungsverhältnisse, Eventualverbindlichkeiten, API