Herausforderung 1: Richtige Informationen für richtige Entscheidungen

Größte Herausforderung bei der Liquiditätsplanung und -steuerung ist in den meisten Fällen die Datenbeschaffung. Grob formuliert, muss das Cash Management zunächst einmal wissen, über welche liquiden Mittel es verfügt und welche Ein- und Auszahlungen auf das Unternehmen zukommen.

 

Bei der Verwaltung dieser Informationen hilft Trinity TMS. Für das tägliche Cash Management liefert es einen Finanzstatus und für die folgenden Tage einen Cash Forecast. Betrachtet werden hier zahlungswirksame Umsätze, d.h. anstelle des Buchungsdatums ist das Wertstellungsdatum (Valuta) entscheidend. Entsprechend sollten die betrachteten Cashflows eine hohe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweisen, um passende Steuerungsmaßnahmen zu treffen.

 

Für eine höhere Verlässlichkeit werden vergangene Plandaten durch eingetretene Umsätze (IST-Daten) ersetzt. Diese Aufgabe übernimmt i.d.R. das Treasury Management System im Rahmen des automatisierten Auszugsabgleichs. Der bestätigte Saldo wird anschließend durch geplante Ein- und Auszahlungen ergänzt. Cashflows aus Finanzgeschäften, die in Trinity TMS verwaltet werden, finden sich bereits automatisch und umgehend nach Speicherung im Finanzstatus, Cash Forecast und der Liquiditätsplanung wieder. Operative Cashflows werden im Hintergrund regelmäßig importiert, um eine möglichst vollständige Entscheidungsgrundlage zu erreichen.

Herausforderung 2: Verlässliche Vorschau und Planung

Weiter in der Zukunft stattfindende Umsätze stehen bezüglich Ihrer genauen Höhe, des Valuta-Datums und des genutzten Bankkontos oft noch nicht fest, weshalb die mittel- bis langfristige Liquiditätsplanung kategorienbasiert ist. Die Differenzierung der Cashflows erfolgt z.B. nach Steuern, Gehaltszahlungen, Lieferantenzahlungen oder Umsatzerlösen für bestimmte Produkte. Trinity TMS nimmt die Daten aus unterschiedlichen Quellen auf und kann sie bei Bedarf laufend aktualisieren.

 

Je näher man der Gegenwart kommt, desto genauer können Betrag, Datum und Konto benannt werden, so dass die Verlässlichkeit des Cash Forecasts für fünf bis zehn Tage steigt. Eine derartige Planung wird oft in Tabellenkalkulationen betrieben, die aber fehleranfällig, nicht revisionssicher und meist von einer Person abhängig ist. Treasury Management Systeme lösen diese Probleme mit sicheren Prozessen und Workflows.

Herausforderung 3: Risiken erkennen und reduzieren

Im Rahmen der Liquiditätssicherung sind je nach Branche und Unternehmensgröße verschiedene Risiken zu berücksichtigen, z.B. das

  • Liquiditätsrisiko als Gefahr, dass das Unternehmen selbst zahlungsunfähig wird
  • Zinsänderungsrisiko: Finanzierungen werden teurer als angenommen
  • Währungsrisiko: Werte von Im- und Exporten ändern sich aufgrund von Devisenkursschwankungen
  • Kreditrisiko: Umsatzerlöse, Kreditzusagen fallen aus

Maßnahmen zur Reduzierung oder Beseitigung solcher Risken werden im Cash, Treasury und Risk Management ergriffen, wobei diese Abteilungen im Mittelstand nicht selten aus nur zwei bis drei Personen bestehen. Umso wichtiger ist es, eine Softwarelösung zu nutzen, die dabei hilft, den Überblick über alle Finanzgeschäfte und Cashflows zu bewahren, sei es lokal oder global.

Trinity bietet ein System, das sich nach individuellem Bedarf modular zusammenstellen lässt, um die Anforderungen für das Management der Kontosalden, Fremdwährungen, Finanzierungen und Anlagen, Zinsen, Haftungen, Planung und Reporting bestens zu erfüllen. Trinity TMS unterstützt wirkungsvoll bei der Klassifizierung, Quantifizierung und Reduzierung der zuvor genannten Finanzrisiken.

Herausforderung 4: Die Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit

Sind alle Cashflows geplant, Risiken abgesichert und Ist die verfügbare Liquidität gesichert, dann geht es im nächsten Schritt darum, Kosten und Erträge zu optimieren. Dazu werden Konditionen verglichen, Bankgebühren reduziert und Zinsen für Kreditaufnahmen und Geldanlagen optimiert. Potenziale der Innenfinanzierung werden der Außenfinanzierung vorgezogen und Working Capital Management betrieben. Bei der Auswahl ist zu beachten, dass nicht alle Maßnahmen für alle Unternehmen gleich gut geeignet sind. So macht die Implementierung einer automatisierten Bankgebührenkontrolle z.B. nur Sinn, wenn sich die Investition dafür in absehbarerer Zeit und auf Dauer amortisiert.

 

Von besonderer Bedeutung bei der Erzielung von Einsparungen ist aber in jedem Fall der Zeitaufwand der eigenen Ressourcen. Je mehr Routineaufgaben durch ein Treasury Management System automatisiert werden, desto mehr Zeit gewinnen Finanzmanager für Ihre eigentlichen Aufgaben. Die Zusammenstellung und Aufbereitung der entscheidungsrelevanten Informationen, der Abgleich von Plan- und Istwerten, Kontenclearing, Verrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten, die Umrechnung von Währungen, die Prüfung der Absicherungen, die Kontierung und Buchung von Finanzcashflows das Erstellen von Berichten und Auswertungen und vieles mehr lassen sich mit Trinity TMS maschinell durchführen. Regelbasierte Prozesse sorgen für sichere Zuordnung und vermeiden aufwändige Fehlersuchen und zeitraubende Korrekturen.

Herausforderung 5: Prozess- und Revisionssicherheit

Klarer Vorteil einer umfassenden Softwarelösung ist die Konzentration aller für das Finanzmanagement relevanten Daten an zentraler Stelle. Die Anlage neuer User und die Erfassung bestimmter Stammdaten und Finanztransaktionen unterliegen dem Vier-Augen-Prinzip. Sämtliche Cashflows im Cash Management und in der Liquiditätsplanung aus in Trinity TMS verwalteten Finanzgeschäften stehen „real-time“ zur Verfügung, operative Daten werden regelmäßig importiert. Die flexible Definition von Zuordnungsregeln und automatisierte Plausibilitätskontrollen erhöhen in diesem Zusammenhang die Zuverlässigkeit der Entscheidungsgrundlage.

 

Die Herkunft und Änderungen von Daten sind aufgrund des Audit Trails jederzeit nachvollziehbar und damit revisionssicher. Historische Informationen können als Basis für künftige Prognosen herangezogen werden, z.B. im Rahmen der „Predictive Analytics“ oder zur Mustererkennung auf Basis künstlicher Intelligenz.

Herausforderung 6: Effiziente Abläufe und Digitalisierung

Der Ersatz von Bar- durch Buchgeld war ein sehr bedeutender Schritt für das professionelles Finanzmanagement in Unternehmen. Dennoch existieren auch heute noch zahlreiche Prozesse, die sehr viel Papier erfordern – und das nicht nur im Bereich Trade Finance. Während elektronische Bankauszüge gedruckte verdrängt haben, gibt es immer noch reichlich geschäftliche Dokumentationen und Anträge, Saldenbestätigungen, Kontovollmachten und vieles mehr, was zu digitalisieren wäre.

 

Mit der ISO20022 sind bereits Formate für alle im Finanzbereich wichtigen Nachrichten definiert, die als globaler Standard genutzt werden könnten. SWIFT plant die bisherigen Message Types (MT) entsprechend auf XML-basierte Dateien umzustellen, mit denen weit mehr Informationen als zuvor übermittelt werden können. Trinity unterstützt Sie beim Umstieg auf die neuen Standards und entwickelt mit neuen Technologien (z.B. API, Webservices) auch moderne Prozesse, über die Unternehmen digitale Avale bei Kreditinstituten und Versicherungen effizient beantragen und verwalten können – ganz ohne Papier!

Herausforderung 7: Datensicherheit

Datenschutz ist wichtig. Gerade die Finanzdaten des Unternehmens sollen Unbefugte nicht sehen. Allen Beschäftigten, die zur Verbesserung der Liquiditätsplanung beitragen können, kann über das Web aber sicher und einfach Zugang verschafft werden. Dabei müssen lokale User nicht mehr machen als nötig: Das System zeigt nur eine individuell abgestimmte Auswahl von Funktionen und Daten. Der Import der Bankauszüge wird automatisiert und die Erfassung von Plandaten so einfach wie möglich gestaltet. In bestimmten Fällen macht es Sinn, mit Trinity TMS eine Inhouse Bank auf die Beine zu stellen, die die Tochtergesellschaft mit Liquidität und Garantien versorgt, ohne dass eine Bankverbindung vor Ort benötigt wird.

 

Wer was in Trinity TMS sehen und machen darf, wird im Berechtigungssystem von Trinity TMS geregelt. Die Abstimmung erfolgt modulweise und detailliert nach Funktionen, Workflow-Schritten und Firmen. Ein Anwender darf seine Eingaben in sicherheitsrelevanten Bereichen nie selbst kontrollieren und das Vier-Augen-Prinzip ist dort ein Muss. Die Anmeldung mit Benutzername und sicherem Passwort wird durch eine Zwei-Faktor-Authentifikation zusätzlich gesichert und hält Unbefugte fern.

 

Hohe Verfügbarkeit, regelmäßige Sicherungen und ausreichenden Speicherplatz stellt Ihnen Trinity in der Private Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Speicherung der Daten erfolgt EU-Richtlinienkonform ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Alternativ können Sie Trinity TMS auch auf Ihren eigenen Servern betreiben.

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