Qualitätssprung im Treasury: Digitale Avalbeantragung aus Trinity mit qualifizierter, eIDAS-konformer digitaler Signatur
Qualitätssprung im Treasury: Digitale Avalbeantragung aus Trinity mit qualifizierter, eIDAS-konformer digitaler Signatur

Qualitätssprung im Treasury: Digitale Avalbeantragung aus Trinity mit qualifizierter, eIDAS-konformer digitaler Signatur

Vorgestellt beim 32. Finanzsymposium im Forum mit Telefónica Germany, Vonovia SE und der Dürr AG

Als Sponsor des Forums „Qualitätssprung im Treasury durch konkrete Digitalisierungsprojekte“ konnte Trinity den Teilnehmern direkt nach der Eröffnung des 32. Finanzsymposiums einige sehr interessante neue Entwicklungen im Finanzmanagement präsentieren.
Florian Pfennig von der Telefónica Germany GmbH & Co. OHG stellte gleich zu Beginn zwei verschiedene Möglichkeiten vor, um Garantien und Avale bei Kreditinstituten digital und damit sehr effizient zu beantragen. Als sehr fortschrittlich organisierter Konzern sucht unser Kunde ständig nach Effizienzsteigerungen und Prozessverbesserungen. Florian Pfennig, Head of Treasury Operations & Projects hat sich daher gemeinsam mit Trinity u.a. den sehr zeitintensiven Prozess des Avalmanagements näher angeschaut.
Mehr als 3000 Garantien und Bürgschaften werden von Telefónica laufend im Trinity TMS geführt und sind somit bereits digitalisiert. Eine revisionssichere Administration der Haftungsverhältnisse ist somit gewährleistet, begleitende Dokumente lassen sich als Datei direkt beim Geschäft in der TMS-Datenbank speichern.
Im Schnitt müssen jede Woche 5-10 Garantien bearbeitet werden, weshalb die Fälligkeiten­überwachung und verschiedene Auswertungsmöglichkeiten im Trinity TMS bereits eine große Erleichterung darstellen. Selbst die Corona-Pandemie konnte den Arbeitsfluss nicht stoppen, da die Anwender mit der webbasierten Software den Zugriff problemlos auch vom Home Office herstellen konnten.
Die Beantragung neuer Garantien und der diesbezügliche Informationsaustausch mit den Kreditinstituten zeigt jedoch einige Lücken, die eine saubere end-to-end-Verarbeitung verhindern. Die vorherige Autorisierung der Anträge durch i.d.R. vier verschiedene Personen aus unterschiedlichen Abteilungen hat teilweise bis zu zwei Wochen in Anspruch genommen – das muss auch schneller gehen!
Wie wir aus dem Zahlungsverkehr wissen, können Banken in Deutschland, Österreich und zum Teil auch in der Schweiz und Frankreich über den Electronic Banking Internet Communication Standard (EBICS) erreicht werden. Tatsächlich gibt es für diesen Kommunikationsstandard auch Auftragsarten zum Senden und Abholen von Avalnachrichten, die von einigen Unternehmen schon genutzt werden.
Voraussetzung dafür ist aber die Erzeugung einer geeigneten Nachricht, der sogenannten „GUK-Datei“ die im passenden Format an die beauftragte Bank zu senden ist. Trinity TMS erstellt diese Nachrichten sowohl für die Beantragung als auch spätere Änderungen und erhält im Gegenzug, z.B. Bestätigungen, Reduzierungen und Entlastungen von der Bank. Die Autorisierung erfolgt auf Kundenseite über die elektronische Unterschrift, die aus dem Zahlungsverkehr bekannt ist. Viele Anwender bei Telefónica nutzen diese bereits, so dass eine aufwändige Initialisierung entfallen kann, da nur die Aval-Auftragsarten zu ergänzen sind.
Sind die Bürgschaftsbanken jedoch nicht über EBICS anzubinden, so können alternativ Berichte über gesicherte Kanäle gesandt werden, die zumindest den Wunsch einer Avalerstellung mitteilen. Die Autorisierung dazu leistet Trinity TMS nicht mehr mit einem Corporate Seal, sondern durch die qualifizierte digitale Signatur MOXIS von XiTrust. Trinity hat diese aus Österreich stammende Lösung ins Spiel gebracht, da die eIDAS-/DSGVO- Konformität für Telefónica eine sehr wichtige Anforderung darstellt. Moxis erfüllt sogar die ZertES -Anforderungen und kann somit auch von unseren Schweizer Kunden problemlos angewandt werden. Als „Provider-Shielded Application“ mit A-Trust als Certification Authority ist die von Trinity empfohlene Signatur eine vollkommen europäische Lösung, die zudem eine intuitive als auch sehr komfortable Handhabung zulässt und die Integrität des unterzeichneten Dokuments bis zum Ende des Prozesses gewährleistet.
Mit der patentierten Stapelsignatur und einem flexiblen Workflow-Management kann eine weitere Beschleunigung des Prozesses erreicht werden. Die Einhaltung einer bestimmten Reihenfolge für den Versand an die Bank entfällt, und sobald die vier notwendigen Unterschriften vollständig sind, erfolgt der Versand automatisch. Das lange Warten hat damit ein Ende und gleichzeitig besteht keine Abhängigkeit vom EBICS-Übertragungsverfahren.

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